社内の備品管理を適切に行う方法

あなたは社内に、どのような備品が何個あるのかを把握しているでしょうか。じつはオフィスの備品には、コストやムダという意識があまり行き届かないといわれています。いざとなるとどう管理してよいのかわからない、という方も多いかもしれません。そこで、こちらでは社内の備品管理を適切に行う方法をご説明します。

備品とは？

備品と聞けば、なにを思い浮かべるでしょうか。デスク、チェア、コピー用紙、ボールペンなどをイメージした方は多いかもしれません。基本的にはその認識で間違っておらず、「消耗品費」で勘定できるものが備品です。

ここでいう消耗品とは、取得金額が10万円未満、あるいは使用可能期間が1年未満の什器備品のことを指します。そのため、キャビネットや応接用の食器、USBメモリをはじめとするパソコン周辺の備品、さらには電卓や文房具などと、対象範囲は非常に広くなります。

適切に備品管理をするメリット

備品管理がきちんとされていないと、たくさんの予備があるのに重複して購入してしまったり、業務に必要ないものを惰性で維持し続けたりする、いわゆる「ムダ」を引き起こします。きちんと管理することで不要な備品を洗い出し、本当に必要なものだけをのこすことができるはず。

また備品が足りず慌てて購入するといったことがなくなるので、業務に支障が出ることもありません。つまり、業務効率アップと経費削減に大きな効果が見込めるのです。そのほか、社内が整頓されて快適になり、社員のモチベーションが上がるなどのメリットもあります。

適切な備品の管理方法

備品を管理する際は、エクセル表に記録するなどといった、データ上での管理が便利です。たとえば、備品管理表や備品台帳を作成し、備品の名前、数量、保管場所、棚卸日、購入日などを記入します。

関数などを活用すれば、簡単な入力で必要事項がすべて自動で埋まるために、紙での管理よりも工数がかからずとても効率的です。ここ最近ではフリーの管理表もインターネット上で広く配布されているので、それらを活用するのもひとつの手でしょう。実際に、備品管理用のソフトウェアを社内に取り入れ、使用記録を入力するルールを設けている企業もあります。

ただ備品をきちんと管理するためには、整理整頓しておくことが大前提です。数を把握するといっても、なにがどこにあるのかわからなければ数えることもできません。あらかじめ備品を種類ごとに分け、きちんと置き場所を決めておくとよいでしょう。

併せて使用後は置き場所に戻すよう社員に促してください。また置き場所にラベルを貼って種類をわかりやすくしたり、壊れたときには勝手に処分せず担当者に申し出るルールをつくったりと、備品に関する工夫をすることが大切です。

適切な備品管理ができるようになると、コスト削減はもちろん、ものを探す手間が省けて業務の効率化が見込めます。はじめにシステムをつくり、それを浸透させることができれば、あとは管理に大きな手間はかかりません。上記の方法を参考に、社内の備品を適切に管理していきましょう。