経理書類の保存期間と保存方法

決算書や見積書、領収書や帳簿書類など、経理に関する書類は日々溜まっていきます。「置き場所に困るけど、どれくらいの期間保存すればわからない……」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこでこちらでは、経理書類の保存期間と保存方法についてご紹介します。

経理書類の保存期間に関する法律について

実は、経理書類を保存する期間やその方法については、厳密に法律で定められています。法律の名は「会社法」。平成18年に「商法」「商法特例法」「有限会社法」など、会社に関わる法律を一本化・再編成した法律として制定されました。「総則」「株式会社」「持分会社」「罰則」など全八編からなっており、会社の設立や運営、資金調達や管理などについて定めています。

なぜ経理書類をきちんと保存しなくてはならないかといえば、活動や取引が実際にあったことの証拠資料となるからです。経理書類は税務調査や消費税申告をはじめ、他社との裁判が起こったときの重要な証拠となります。そのため、経理書類は法律に則ってきちんと保管する必要があるのです。

保存期間が定められている経理書類

会社法で定められている経理書類の保存期間は、その書類の種類によって大きく「10年」と「7年」の2種類に分けられます。年数は原則として、「その年の確定申告の提出期限から○年間」という数え方をします。

10年保存が必要な書類

貸借対照表、損益計算書、動計算書、個別注記表など

7年保存が必要な書類

仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など

ちなみに会社法以外に、法人税法で「7年間保存」と定められている書類もあります。会社法と法人税法の両方で定められている書類は、保存期間が長いほう（会社法）に合わせることとなります。

経理書類の保存方法

経理書類の保存は、原則として紙での保存が基本です。情報漏えいを避けるために、セキュリティがきちんとしている場所に保管しましょう。その際、きちんとファイリングした上で、鍵のかかる棚などに保管する必要があります。あわせて管理者を指名し、管理者のみ持ち出し可能などといったルールを設けましょう。

また税務に関係する一部の書類は、あらかじめ税務署に申請することで紙ではなくデジタルデータでの保管も可能です。たとえば、会計ソフトなどパソコンを使用して作成する帳簿書類は、備え付け開始の3カ月前までに税務署へ申請し、承認を受けることで、サーバーやDVD、CDにそのままデータ保存することができます。

同様に税務署の承認を得ることでスキャナ記録による保管が認められる書類もあるので、一度税務署に確認してみるとよいでしょう。もちろんこれらのデータも、アクセス制限を設けたりして高いセキュリティのもと管理する必要があります。

経理書類はその性質上、長期間保存しなければならないケースがあります。経理書類の情報漏えいが起きないように、きちんとしたセキュリティ対策を講じながら保存していきましょう。