社内の資料を整理する方法について

もしかするとあなたのオフィスは、ものであふれて乱雑になっていないでしょうか。書類や資料類は、つい山のように積んでしまいがちな職場も多いようです。これでは快適に過ごせないどころか、業務にも支障が出てしまいます。そこで今回は、社内の資料を上手に整理する方法についてご紹介していきます。

資料整理が必要な理由

社内の資料が整理されていないと、必要なときにサッと取り出すことができず、無駄な時間がかかってしまいます。実際に事務系職員は、就業時間の3割を探しものに費やしているというデータもあるようです。

きちんと整理整頓することにより、このような無駄な時間と、そこにかかる労力を削減することができます。すると結果的に業務効率が高まり、業績アップにもつながることになるでしょう。

資料が探しやすくなる整理整頓術

では、具体的な資料の整理方法をみていきましょう。

書類をしまったファイルにラベルをつける

資料整理の第一歩は、案件ごとにファイルを作成し、タイトルラベルをつけることです。その際、自分以外の誰が見ても、すぐわかるようなタイトルを記入しておきます。

ラベルをつけたファイルには、とにかくその案件に関連する資料をすべて入れるよう心がけます。普段からその癖をつけておくと、時間がないときでも自然と整理ができるようになるでしょう。

ファイルは立てて収納する

案件ごとに作成したファイルでも、横向きに重ねていては意味がありません。下になったファイルは見づらいため、結局どこになにがあるかわからなくなります。それを未然に防ぐコツが、縦にして収納することなのです。進行中の案件はデスクの上に、終了した案件はデスクの下や引き出しの中、オフィスラックなどに収納しましょう。

クリアファイルは市販の縦型ボックスにまとめて入れて収納し、使ったら一番手前に戻すようにすると使用頻度の高いものが手前にくるようになって便利です。

資料を電子化する

紙資料はどうしてもかさばるので、デジタル化して保管する方法もおすすめです。スキャナで資料を取り込み、すべてデータ化してみましょう。ちょっとしたメモなら、スマートフォンなどのカメラで撮影するのもありでしょう。

スキャン後は紙の資料は処分して構いません。データをパソコンのハードディスクに入れておけば、いつでも確認することができるからです。ただ、万が一のためにUSBメモリや外付けハードディスクなどにバックアップをとっておきましょう。また、メール添付やファイル共有などで、資料のやりとりもよりスムーズになるでしょう。

もちろんこの整理方法も、案件ごとにフォルダ分けしてパソコン内を整理することが大切です。

すでに終了して時間が経っている案件の書類などは、適度なタイミングで処分するようにしましょう。各種書類や資料はどうしても溜まっていってしまうものです。普段から整理整頓を心がけ、限りある社内のスペースを有効活用していきましょう。